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Montevideo, 22 de marzo de 2020.

Prevención de contagio de COVID-19

La OIT define esta modalidad como ¨una forma de trabajo efectuada en un lugar alejado de la oficina central o del centro de producción y que implica una nueva tecnología que permite la separación y facilita la comunicación¨ (OIT, 2002)

“Trabajo que se realiza desde un lugar fuera de la empresa utilizando las redes de telecomunicación para cumplir con las cargas laborales asignadas”. (https://dle.rae.es/teletrabajo )

Frente a las exigencias impuestas por la situación de emergencia sanitaria que el país está atravesando a consecuencia de la evolución del virus COVID-19, y bajo el compromiso de que las oficinas públicas de gestión contribuyan adoptando las recomendaciones para el trabajo resueltas por la ANEP, y basadas en las medidas comunicadas por la Presidencia de la República y el Sistema Nacional de Emergencias (SINAE), es necesaria la adopción de nuevas formas de organización.

La modalidad del ¨teletrabajo¨, en la medida que sea posible, será la vía principal de acción con carácter preventivo de manera transitoria y excepcional. En este sentido las distintas Direcciones se encuentran trabajando en la integración de las tecnologías de la información y la comunicación, al servicio de los procesos de trabajo remoto.

El teletrabajo permitirá deslocalizar el puesto respecto a la Organización, buscando minimizar la afectación de la dinámica organizativa, instando a que el intercambio entre trabajadores se haga mediante el recurso informático en todos los casos en que sea posible.

Para permitir el teletrabajo, en la mayoría de los casos, es necesario el acceso remoto a los sistemas y datos de uso diario en la administración.

La externalización del trabajo podrá materializarse a través del teléfono, correo electrónico, chat, intranet, videoconferencias, etc.

Es necesario que los jerarcas definan de acuerdo a las necesidades de cada área objetivos, distribución y tipo de enlace a articular entre trabajadores y Organización, considerando el ciclo de trabajo desde la recepción de las instrucciones para el desarrollo de las tareas, hasta la transmisión de los resultados.

En base a las recomendaciones dispuestas en el comunicado de Presidencia se plantea para CODICEN:

a) Cada dependencia planificará ciclos cortos de trabajo, que contemplarán como mínimo proyecciones diarias y como máximo semanales. Dichos planes serán instrumentados y monitoreados por cada supervisor periódicamente para reportar resultados, así como para considerar ajustes que mejoren la dinámica. Para el diseño de los planes se deberán considerar las condiciones disponibles para teletrabajar, la habilitación de herramientas colaborativas, así como también las tareas, objetivos y dinámica de trabajo propia de esta modalidad.

b) En la organización del trabajo, cada unidad/equipo deberá tener prevista una franja horaria (dentro del horario habitual de trabajo) en la que cada funcionario se encuentre a disposición de la jefatura, para atender cualquier consulta o eventualidad que pueda surgir y requiera de su colaboración.

c) El diseño y la implementación de los planes de trabajo por dependencia y funcionario, se remitirán a las oficinas de Gestión Humana al mail gestionhumana@anep.edu.uy para establecer un criterio único en la aplicación de la modalidad de teletrabajo.

d) Los planes serán instrumentados y monitoreados por cada supervisor periódicamente para reportar resultados, así como para considerar ajustes que mejoren la dinámica. Se recomienda la utilización de herramientas colaborativas que se alineen a la dinámica que dicha modalidad exige.

Se sugiere utilizar el chat y el maletín del correo electrónico, para el cual se publicará manual en las próximas horas.

e) Los detalles para posibilitar el teletrabajo y las recomendaciones para éste se difundirán a través de https://dsigc.anep.edu.uy y del Sistema de Gestión Humana: https://sis.anep.edu.uy/SisWebRRHH/servlet/ingreso.

El acceso a los sistemas y datos del CODICEN de la ANEP se instrumentará de tres formas distintas:

1. Para los sistemas publicados en internet, es suficiente una computadora con acceso a internet.
2. Para los sistemas publicados en la red interna de CODICEN (p.ej. apia) se habilitó una Red Privada Virtual (VPN por su sigla en inglés) que permite acceder desde un equipo ubicado en cualquier parte que tenga conexión a internet. Para esto es necesario realizar la configuración de seguridad en el equipo que se va a conectar.
3. Para aquellos que tengan necesidad de acceder a datos y sistemas que se ejecutan en el equipo de su oficina, será necesaria VPN y el uso de otras herramientas.

En los tres casos el soporte será el siguiente:

1. Correo electrónico soporte.reclamos@anep.edu.uy
2. Formulario de solicitudes: Formulario de solicitud de VPN
3. Teléfono 29007070 internos 7254, 8246, 8247, 8240

f) En caso de que los supervisores necesiten apoyo para planificar, definir y realizar seguimiento de tareas del teletrabajo, se solicita remitir pedido de apoyo al mail gestionhumana@anep.edu.uy especificando dependencia, nombre del funcionario, mail y teléfono. Se comunicará un funcionario de Gestión Humana para apoyarlo.

g) Las comunicaciones generales en los equipos (formato virtual), se sugiere realizarlas como mínimo al inicio y al final de cada jornada. La del inicio para acordar las tareas prioritarias de la jornada (según plan ya definido), y los objetivos a cumplir, y la segunda (final de jornada) de validación de los resultados o detección de inconvenientes para los mismos.

h) Los jerarcas deberán informar al funcionario que se debe dar cumplimiento de toda la legislación o normativa acerca de la protección de datos.

i) Todas las Direcciones Sectoriales, Direcciones y Secretarías deberán remitir a la Dirección Sectorial de Gestión Humana a través del mail gestionhumana@anep.edu.uy la nómina de funcionarios de cada una de sus dependencias que: 1) están realizando solo teletrabajo; 2) están realizando teletrabajo y guardias en las oficinas; 3) no están haciendo teletrabajo y están realizando guardias en las oficinas; 4) los que no están haciendo teletrabajo y no concurren a las oficinas.

j) Situaciones particulares no previstas se analizarán en la Dirección Sectorial de Gestión Humana. En este caso enviar la consulta al mail gestionhumana@anep.edu.uy

Este documento se irá actualizando en la medida que sea necesario y las modificaciones se publicarán en: https://dsigc.anep.edu.uy/teletrabajo y en el Sistema de Gestión Humana.